Active Sourcing – der erfolgversprechende Weg zu neuen Mitarbeitenden

Was ist eigentlich Active Sourcing? Wie geht man Active Sourcing richtig an? Welche Voraussetzungen braucht es, damit Active Sourcing wirklich erfolgreich wird? Auf diese Fragen geben wir eine Antwort. Denn: Wir sind überzeugt, dass auf dem Arbeitsmarkt heute eine starke Arbeitgebermarke und die klassischen Recruiting-Tools längst nicht mehr ausreichen. Active Sourcing dreht den Recruitingprozess ein Stück weit um: Das Unternehmen wird aktiv, spricht gezielt passende Kandidaten an und gestaltet die Candidate Journey aktiv. Wie das geht und warum das sinnvoll ist, erklären wir in diesem Artikel.

Warum braucht es einen Paradigmenwechsel beim Recruiting?

Für die meisten HR-Verantwortlichen ist die Notwendigkeit klar: Fachkräfte zu finden und für das eigene Unternehmen zu gewinnen war noch nie so schwer wie heute. Die Global-Human-Capital-Trendstudie von Deloitte zeigt klar, dass mehr als drei Viertel der deutschen Unternehmen die Talent Acquisition wichtig oder sehr wichtig finden. Die meisten Unternehmen haben in den jüngsten Vergangenheit deshalb ihre Recruiting-Strategie überarbeitet oder sind gerade dabei.

(Quelle: GenHQ.com)

Und noch eine Tatsache sei an dieser Stelle erwähnt: Die Generation Z ist längst nicht so engagiert bei der Suche nach einer Beschäftigung wie die Generationen zuvor. Diese Generation Z will gefunden werden, eine Bewerbung soll schnell und einfach sein und darf nicht lange dauern. Denn eines ist den jungen Menschen gewiss: Gute Jobs gibt’s genug. Dazu reicht es nicht, nur dort zu werben, wo sich die junge Zielgruppe aufhält – in den digitalen Kanälen und auf den Plattformen. Es geht auch darum, die Prozesse der Bewerbung selbst von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Assessment oder Einstellungsgespräch einfach und schlank zu halten. Active Sourcing kann dazu einen wertvollen Beitrag leisten.

Was ist Active Sourcing?

Active Sourcing wörtlich übersetzt wäre in etwa „aktive Ansprache“. Und genau darum geht es auch. Nicht mehr der Bewerber sucht nach den passenden Unternehmen, sondern die Organisation macht sich auf die Suche, spricht vermeintlich passende Bewerber aktiv an und eruiert im Dialog, ob eine Vakanz zum Profil des Kandidaten passt. Letztlich gelten nicht mehr die Mechanismen des klassischen Recruiting, sondern die Mechanismen aus Vertrieb und Marketing. Das Angebot muss passen, die Story attraktiv sein und ein Kandidat muss dann erreicht werden, wenn er oder sie offen für eine neue Herausforderung ist.

Letztlich ist diese Tätigkeit genau die, die der Personalvermittler oder Headhunter auch ausübt. Er findet Kandidaten im Auftrag des Unternehmens, qualifiziert diese vor und erst dann kommt es zu einem konkreten Job-Gespräch. Beim Active Sourcing sind grundsätzlich zwei verschiedene Stadien der Ansprache zu unterscheiden:

  1. Das Finden möglicher Kandidaten
  2. Ansprache möglicher Kandidaten

Die Kandidaten-Suche

Die Kandidatensuche umfasst alle Aktivitäten, die darauf abzielen, Personen zu identifizieren, die auf offene oder künftige Positionen passen könnten. Die Suche in den einschlägigen Karriere-Portalen wie XING oder LinkedIn ist ein Teil dieses Maßnahmenpakets. Gleichzeitig bieten sich Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme an, da über den persönlichen Kontakt viele Informationen vorab fließen können, die die spätere Ansprache vereinfachen – inhaltlich wie rechtlich.

Die Kandidaten-Ansprache

Ein potenzieller Mitarbeiter – also ein Kandidat, der sich nicht aktiv beim Unternehmen gemeldet hat – gilt zunächst einmal als Verbraucher. Die telefonische oder elektronische Ansprache eines Verbrauchers durch Unternehmen ist gesetzlich reglementiert, eine Einwilligung zur Kontaktaufnahme und zur Speicherung personenbezogener Daten eines Kandidaten ist daher unumgänglich. Genau hier kommen Fluch und Segen des Active Sourcing zusammen: Die aktive Ansprache eines Kandidaten wird vom Kandidaten in der Regel nicht als belästigend empfunden, gleichwohl ist sie ohne Einwilligung schlicht verboten. Sie ist aber Kern des Recruiting-Prozesses und ausschlaggebend, um die Candidate Experience so einfach und angenehmen wie möglich zu gestalten.

Eine weitere Herausforderung – und Parallele zum klassischen Vertrieb – ist, dass Kandidaten häufig überhaupt nicht auf Jobsuche sind und daher zunächst von den Vorteilen einer Veränderung überzeugt werden müssen. Kommunikations- und Verhandlungsgeschick ist damit eine der notwendigen Eigenschaften, die „Active Sourcer“ mitbringen müssen.

Mitarbeiter werben Mitarbeiter

Ein augenscheinlich einfacher Weg, das Active Sourcing mit frischen Kandidaten zu befeuern, ist, die eigenen Mitarbeiter zu Botschaftern des Unternehmens zu machen. Sie können in ihrem persönlichen Umfeld und in den von ihnen genutzten Social Media auf Job-Chancen hinweisen, können für eine Karriere im Unternehmen werben. In der Praxis werden solche Programme monetär incentiviert, damit eine Motivation vorhanden ist, Kandidaten anzusprechen. Doch die Erfahrungen mit solchen Programmen sind in der Praxis gemischt: Nur wenige Kolleginnen und Kollegen denken im Zweifelsfall daran, auf offene Positionen hinzuweisen und den Kontakt zwischen geeignetem Kandidat und Personalabteilung herzustellen. Meist werden die Programme mit Flyern beworben, die weiterführende Informationen zum Programm und den Incentives beinhalten. Nur sind die in der Freizeit halt auch dann nicht zur Hand, wenn sich im Freundeskreis eine Möglichkeit ergeben sollte. Und meist ist es auch so, dass der Kandidat von sich aus aktiv werden muss, um den Kontakt zum Unternehmen zu suchen.

Diese Hindernisse führen dazu, dass die häufig gut gemeinten und mit viel Engagement der Personalabteilung auf den Weg gebrachten Aktivitäten im Sande verlaufen oder zumindest nicht mit dem Erfolg gekrönt sind, der notwendig wäre.

Die Kontaktaufnahme umdrehen – mit e-cruiter.de

e-cruiter.de setzt deshalb darauf, den Prozess einfach umzudrehen: Die Informationen sind dank Web-App immer im Smartphone zur Hand, der Kontakt ist mit dem Eingeben einer einzigen Zeile (Handy-Nummer oder E-Mail-Adresse) hergestellt. Und dann übernimmt das Unternehmen die weiteren Aktivitäten (sofern der Kandidat sein Interesse mit einem gut dokumentierten Double-Opt-In-Klick bestätigt).

In der Praxis sieht das so aus:

Der Talent Pool im Active Sourcing

Das Beispiel von Frida zeigt deutlich, dass nicht jeder Kontakt eines Mitarbeitenden zu einem potenziellen Kandidaten gleich zu einer erfolgreichen Neueinstellung führt. Deshalb gehört zum Active Sourcing auch ein Talent Pool, eine Datenbank, die Bewerberprofile und -kontaktdaten sammelt und dem Unternehmen bei jeder offenen Position gleich als erste Quelle für Kandidaten dient. Der Talent Pool will gepflegt werden und kann sicherlich auch nicht auf alle Herausforderungen eine Antwort liefern. Aber grundsätzlich sollten alle Kandidaten, die auf eine Position passen könnten, in den Talent Pool aufgenommen werden. Dabei ist auch wichtig zu dokumentieren, dass die Kandidaten dieser Speicherung und der späteren Ansprache zustimmen. Diese Daten können einfach aus e-cruiter.de übernommen werden und in vorhandene Bestandssysteme eingepflegt werden.

Candidate Journey gestalten

Die Candidate Journey ist mit dem Opt-in in e-cruiter.de nicht abgeschlossen. Denn dann beginnt erst der Dialog zwischen Unternehmen und Bewerber. Dieser Dialog sollte zunächst ein persönlicher sein, dass der Bewerber sich abgeholt, ernstgenommen und aufgehoben fühlt. Längere Zeiträume können dann mit allgemeinen Karriereinformationen abgedeckt werden oder mit der Einladung zu einem Bewerbertag wie im Beispiel.

Die neue Rolle des „Active Sourcers“

Für gutes Active Sourcing kommt es nicht nur darauf an, den Prozess für die Mitarbeitenden und Kandidaten einfach zu halten und die Mitarbeitenden zu motivieren, die initiale Kontakteinwilligung mit e-cruiter.de durchzuführen. Es kommt auch darauf an, dass die Personalabteilung sich als Active Sourcing Abteilung neu erfindet. Die Kandidatenansprache zum Wunschtermin beispielsweise ist ein kleiner Schritt des Entgegenkommens, verlangt jedoch Flexibilität der HR-Mitarbeitenden. Die Gestaltung der Candidate Journey und die Fokussierung auf eine angenehmen Candidate Experience sind genauso wichtige Teile einer ganzheitlichen und erfolgreichen Active Sourcing Strategie.

Das lohnt sich: Die Kandidaten-Ansprache durch das Unternehmen macht Schluss mit der Passivität des „Post & Pray“, des Schaltens von Stellenanzeigen und des anschließenden Hoffens auf geeignete Kandidaten. Wer seine Rekrutierung selbst gestaltet und die Dialoge mit Kandidaten führt, kann offene Positionen schneller und besser besetzen, erleichtert sich das Recruiting spürbar. e-cruiter.de ist dabei nur ein kleines aber feines Werkzeug für den Active Sourcing Erfolg.